Gdy otwieramy właściwe strony Ewidencji to widzimy dwie charakterystyczne tabelki. Jedna tabelka znajdująca się po prawej stronie:
Po prawej stronie wpisujemy brutto z faktur np. za paliwo, za części do samochodu, za usługi np. myjnia, sprzątanie itp. Musimy pamiętać o tym, że faktura którą chcemy tutaj uwzględnić musi posiadać numer rejestracyjny naszego samochodu np. w uwagach. Faktura bez tego numeru jest nieważna i nie możemy jej tutaj uwzględnić.
Z lewej strony znajduje się inna tabelka:
W tabelce po lewej stronie wpisujemy numer kolejny, datę wyjazdu, trasę (Kraków-Warszawa-Kraków), cel wyjazdu (wyjazd do klienta, do hurtowni, na szkolenie), liczba przejechanych kilometrów (650km), iloczyn wartość kilometra w zależności od pojemności samochodu(samochodu o pojemności do 900cm3 - 0,4894 zł, powyżej 900cm3 - 0,7846 zł), wartość czyli pomnożona ilość przejechanych kilometrów (u nas np. 650) razy współczynnik (np. mamy samochód o pojemności do 900cm3 więc 0,4894 zł) czyli 650 x 0,4894zł = 318,11zł i podpisujemy się. Na koniec kartki sumujemy kilometry oraz wartości wpisując w dolnej tabelce.
W moim przypadku mam tak:
lewa kolumna
suma kilometrów w sierpniu = 635km
wskaźnik = 0,7846zł
wartość = 498,22zł
prawa kolumna
suma faktur (brutto) za paliwo w miesiącu sierpień = 350,10zł
Na koniec miesiąca podsumujemy tabelki z lewej i prawej strony i Dowodem Wewnętrznym wpisujemy "niższą kwotę" do KPiR. Czyli do KPiR wpisywać trzeba zawsze kwotę, która jest niższa od drugiej (porównując sumy z tabelki lewej oraz prawej).
Do KPiR wpisujesz tylko niższą kwotę w 14 kolumnie.
14. Kolumna 14 jest przeznaczona do wpisywania pozostałych kosztów (poza
wymienionymi w kolumnach 10-13), z wyjątkiem kosztów, których zgodnie z art.
23 ustawy o podatku dochodowym nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów.
W kolumnie tej wpisuje się w szczególności takie wydatki, jak: czynsz za
lokal, opłatę za energię elektryczną, gaz, wodę, c.o., opłatę za telefon,
zakup paliw, wydatki dotyczące remontów, amortyzację środków trwałych, składki
na ubezpieczenie emerytalne i rentowe pracowników w części finansowanej przez
pracodawcę, składki na ubezpieczenie wypadkowe pracowników, wartość
zakupionego wyposażenia. Wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do
ewidencji środków trwałych samochodu, który nie posiada homologacji producenta
lub importera wymaganej dla samochodów innych niż osobowe oraz którego
dopuszczalna ładowność nie przekracza 500 kg, w tym także stanowiącego
własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności
gospodarczej podatnika, należy wpisywać w tej kolumnie po zakończeniu miesiąca
na podstawie miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków wynikających z
faktur zawierających numer rejestracyjny tego pojazdu. Suma wydatków
zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, w poszczególnych miesiącach,
ustalona od początku roku podatkowego, nie może przekraczać kwoty wynikającej
z ewidencji przebiegu pojazdu za ten sam okres, to jest kwoty wynikającej z
przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za
jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach przez właściwego
ministra.
Do faktur z Kosztów Uzyskania Przychodu wpinamy koszulkę z fakturami z ewidencji (paliwo, naprawy, myjnia itp) oraz miesięczne podsumowanie.
